Transformer un processus métier en logiciel interne

Vous n'avez pas besoin de rédiger un cahier des charges technique pour transformer un processus métier en logiciel interne. Avec Maleus, vous partez de ce qui existe déjà : vos documents, vos outils et la façon dont votre équipe travaille au quotidien.

Maleus vous pose des questions, reformule les grandes lignes des fonctionnalités et propose une roadmap par versions avec un coût clair. Après votre validation, Maleus construit l'application. Vous pouvez ensuite l'utiliser, vérifier qu'elle correspond à vos besoins et demander des ajustements directement pendant la revue.

1. Partager le processus tel qu'il existe aujourd'hui

Rassemblez les supports que votre équipe utilise déjà. Il peut s'agir de :

• fichiers XLSX (Excel) avec des données de suivi, des calculs ou des listes de tâches ;
• documents Word qui décrivent une procédure ou servent de modèles ;
• PDF comme des formulaires, dossiers fournisseurs, rapports ou contrats ;
• présentations PowerPoint utilisées pour expliquer le processus ;
• transcriptions de réunions, e-mails et notes ;
• captures d'écran des outils existants.

Vous n'avez pas besoin de tout réorganiser avant de les partager. Ces supports aident Maleus à comprendre le vocabulaire, les informations et les documents importants pour votre équipe.

Par exemple, un processus de validation fournisseur peut être décrit en quatre étapes numérotées :

1. Un demandeur transmet les informations du fournisseur et les pièces justificatives.
2. L'équipe opérationnelle vérifie que le dossier est complet.
3. La personne désignée valide le dossier ou demande une modification.
4. Les informations approuvées sont enregistrées dans l'outil de référence.

2. Expliquer votre quotidien en langage naturel

Parlez à Maleus comme à une personne qui rejoint votre équipe. Vous pouvez écrire ou parler directement pour expliquer :

• ce qui déclenche le processus ;
• qui fait quoi ;
• quelles informations sont nécessaires ;
• ce qui bloque généralement un dossier ;
• qui valide le résultat ;
• ce qui doit se passer une fois le travail terminé.

Vous pouvez aussi décrire les exceptions au fil de la conversation. Par exemple : « Si un document manque, il faut prévenir le demandeur » ou « Un responsable doit valider les dossiers au-dessus de ce montant ». Maleus vous pose des questions lorsqu'un point doit être précisé.

3. Montrer les informations et les outils utilisés

Des exemples concrets sont souvent plus utiles que des descriptions abstraites. Vous pouvez montrer à Maleus :

• le tableur qui sert actuellement à suivre les dossiers ;
• le modèle Word utilisé pour produire une synthèse ;
• les PDF joints à chaque dossier ;
• la présentation PowerPoint partagée pendant une réunion de validation ;
• des captures d'écran du CRM, de l'ERP, du back-office ou du portail interne actuel.

À partir de ces exemples, Maleus identifie ce que l'application doit afficher, collecter, générer ou transmettre. Vous gardez le contrôle sur les documents et les données partagés.

4. Relire l'application proposée et sa roadmap

Une fois le processus compris, Maleus résume les fonctionnalités principales avec des mots métier. Par exemple :

1. Déposer un dossier et ses documents.
2. Vérifier les informations manquantes.
3. Attribuer le dossier à la bonne personne.
4. Le valider ou demander une correction.
5. Suivre son avancement et son historique.

Vous relisez ces grandes lignes avant le début du développement. Maleus propose ensuite une roadmap découpée en versions utiles, avec le périmètre et le coût de chaque version. Vous pouvez valider l'ordre, retirer ce qui n'est pas nécessaire ou ajouter un cas important qui aurait été oublié.

5. Laisser Maleus construire

Une fois la roadmap validée, Maleus construit la version convenue. Selon son périmètre, ce travail peut durer plusieurs heures ou plusieurs jours.

Pendant ce temps, Maleus transforme les supports partagés et les décisions validées en une application utilisable. L'application est relue et testée avant de vous être présentée.

6. Utiliser l'application et commenter au fil de l'eau

La revue la plus utile se fait en réalisant le vrai travail. Ouvrez l'application, suivez un cas habituel et vérifiez le résultat avec des exemples que vous connaissez.

Avec l'expérience de review Maleus, vous pouvez commenter directement pendant que vous utilisez l'application, y compris à l'oral. Indiquez en langage naturel ce qui doit changer : un champ manquant, un libellé peu clair, une étape de validation différente ou une information qui devrait apparaître plus tôt.

Maleus rassemble ces retours, apporte les ajustements et prépare la version suivante. Vous n'avez pas besoin de transformer vos commentaires en tickets techniques.

Ce qu'il faut pour commencer

• un processus récurrent que votre équipe souhaite simplifier ;
• quelques documents ou captures d'écran représentatifs ;
• une personne qui connaît le travail tel qu'il est réellement réalisé ;
• du temps pour répondre aux questions et relire les fonctionnalités proposées ;
• un exemple réel à tester dans la première version.

Cela suffit pour démarrer. Les détails sont précisés avec Maleus au fil du projet, puis validés avant la construction de chaque version.